Blog de Antonio Gutiérrez

La vida es movimiento, el movimiento es vida

66 Pautas para gestionar el tiempo

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¡No tengo tiempo! Una excusa muy dicha

Dos frases sobre el tiempo.

  1. “ Hay tiempo para todo lo que se quiere debajo del sol”
  2. No es el tiempo que tenemos sino lo que hacemos con el tiempo.

 La primera frase, con una antigüedad de más de 3000 (salomónica), tiene  un mensaje interesante, que aunque no se nombre está claro: motivación. Tenemos tiempo para lo que realmente nos interesa

Las respuestas simplistas como “no tengo tiempo, tengo muchas cosas que hacer, estoy muy ocupado, etc.” se diluyen cuando examinamos nuestra motivación. No pongamos excusas. Seamos honestos y aprendamos a priorizar.

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Distrés y tiempo

Una de las causas de nuestras tensiones es la mala gestión del tiempo. Los atrasos, el postergar las cosas,  el “ya lo haré”, etc., puede generar un profunda frustración y no olvidemos que la frustración es uno de las principales causas de distrés.

 

 2 preguntas.

 ¿Eres capaz de gestionar tu tiempo con eficacia?

¿Qué tiempo hace que no te has parado a pensar sobre “tu tiempo”

 El tiempo.

Algunas reflexiones como aperitivo.

  • Todos somos cada vez más conscientes del coste del tiempo.
  • Se responsabiliza a los individuos y a los departamentos  por su uso del tiempo.
  •  La cultura empresarial puede influir en el uso del tiempo que hace los empleados.
  • En demasiadas empresas se considera que trabajar muchas horas equivale  a trabajar duro. En realidad, un exceso de horas trabajadas suele disminuir la eficacia y la productividad.
  •  En vida privada puede existir un desorden del “cronos”. El exceso de demanda, la necesidad de cumplir, el querer hacer mucho en poco tiempo, la dispersión de la mente, son factores que deben ser ordenados.
  • Con poco tiempo bien ordenado, se consigue mucho más que con mucho tiempo “en caos”
  • La manera de emplear el tiempo es un hábito; reflexiona sobre esos hábitos y corrígelos. La recompensa será poder controlar el trabajo y tener más tiempo para centrarse  en los aspectos más importantes.
  • Existe cierta “ley” respecto al tiempo: la de los tres ochos. Ocho horas para dormir, ocho horas para trabajar, ocho horas para el resto (comida, ocio, familia, aficiones). Una teoría muy bonita, aunque con dificultad para aplicar, ya que depende de cada situación familiar, laboral, social, ubicación geográfica de la vivienda, estado civil, etc. Pero  no va desencaminado respecto a la necesidad distribuir el tiempo. Normalmente, por inercia, nos dejamos llevar pero nos falta “definir y gestionar el tiempo”

 

Algunos números para  pensar.

Promedio de horas delante del televisor por adulto: 4 horas. Si cuatro es una sexta parte del día. En una vida de 60 años, hemos pasado delante del televisor 10 años.

5 a 10 minutos buscando las llaves que no estaban en su sitio.

3 a 5 minutos para intentar recordar donde he dejado el coche

1 + 1 + 1 +1 +1  son más… ¿? No pensemos con demasiada frecuencia: solo son 5 minutos, luego lo haré.

¡10 años de 24h horas! ¡ Qué no se puede hacer en 10 años!

Perdemos unos 20 minutos diarios para ordenar lo desordenado  y empezar la actividad

Somos interrumpidos, por promedio, en nuestro trabajo cada 8 minutos. ¿Se pueden hacer las cosas bien con tanta interrupción? ¿Afectará eso al rendimiento?

 

 66 Pautas para gestionar mejor tu tiempo y evitar excesivas tensiones psicoemocionales

  1. Piensa cada día cómo y en qué aprovechar el tiempo. Dedica 5 minutos a organizarlo
  2. Resuelve inmediatamente (si fuera posible) un aspecto puntual de una tarea difícil. Tenemos tendencia a postergarlo y luego no se hace.
  3. Mientras te diriges al trabajo reflexiona sobre las actividades del día. No improvises, que aunque a veces salga bien, no siempre funciona.
  4. Divide la jornada laboral en secciones de tiempo: 30 minutos, 60 minutos…para las actividades.
  5. Registro el tiempo que dedicas a cada cosa (si ya no has hecho). Averiguar qué tiempo necesitas para cada cosa.
  6. Tu programa debe incluir tiempo para reflexionar.
  7. Calcula cuánto tiempo te ocupa una tarea y ve hasta qué punto fue preciso y provecho.
  8. Actualiza tus registros. La memoria no suele ser de fiar.
  9. Desglosa los planes a largo plazo en planes de acción semanales y diarios
  10. Traza un diagrama de desarrollo de tu carrera, trabajo, actividad y planifica tu próximo objetivo.
  11. Si no logras priorizar todas tus tareas, pide una segunda opinión
  12. Diferencia entre las prioridades de tu jefe y las tuyas
  13. Clasifica todos los compromisos según su importancia.
  14. Si tu programa estuviera repleto de tareas delégalas o vuelve adefinirlas.
  15. Evita discusiones. No hagas preguntas muy amplias
  16. Dispón de un rato tranquilo todos los días
  17. No temas dejar el teléfono descolgado.
  18. Calcula cuánto duran los momentos de mayor nivel físico o mental. Cada persona tenemos una capacidad en determinadas horas del día. Averigua cuál es la tuya.
  19. Conserva energía para dedicarla a la vida hogareña y ocio. Recuerda que tu hogar es (o debería ser) un oasis en medio del desierto.
  20. A pesar de tener todo programado, recuerda ser flexible sin fuera necesario.
  21. Usa la agenda, que sea atractiva.
  22. Prioriza las tareas con rotuladores de colores diferentes.
  23. Fija plazos realistas. Un plazo debe servir de ayuda, no provocar estrés.
  24. Haz, en lo posible, las tareas para las que estás capacitado.
  25. Recompénsate al finalizar la tarea
  26. Planifica tu agenda un año.
  27. Haz programas semanales, mensuales, trimestrales y anuales.
  28. Lee un fragmento de tu autor predilecto durante el día o antes de acostare.
  29. Todos los días debes de hacer una cosa placentera.
  30. Concéntrate en las características positivas de tus colegas y clientes
  31. Haz una lista de tus defectos, cómo combatirlos uno a uno
  32. Evita las notas pegadas. Se pierden con facilidad
  33. Ordena cada día, o al menos cada semana. No lo dejes para el día siguiente.
  34. Debes vaciar el escritorio de papeles relacionados con tareas anteriores
  35. Destaca puntos en los papeles para acelerar la lectura.
  36. Coloca en tu despacho un reloj que sea visible para ti y para las visitas
  37. Revisa los archivadores, cajones, armarios cada ciertos meses.
  38. Elimina con regularidad aquello que no tengas que volver a precisar.
  39. Monta tu propio sistema de archivo.
  40. Evita interrupciones (teléfono, puertas abiertas, etc.)
  41. Filtra información.
  42. Levanta el auricular para indicar el final de una reunión.
  43. Si te siguen hasta tu despacho, no tomes asiento.
  44. Si la puerta está abierta, no te sientes a la vista de todos
  45. Tira cualquier información que consideres innecesaria
  46. Los encuentros breves: quédate de pie y te será más fácil alejarte
  47. Anula la suscripción de revistas que  no lees.
  48. En tu escritorio solo debe haber lecturas esenciales
  49. Piénsalo antes de interrumpir. Tu tiempo vale igual que el de los demás
  50. No hagas suposiciones, elimina el “yo pensaba”, “yo creía”, “supuse que”.
  51. Evita distraerte cuando hables por teléfono.
  52. Antes de hacer una llamada, respira y relájate
  53. Al hacer una llamada, tenga otra tarea a mano en caso de tener que esperar. Son minutos aprovechables.
  54. Subraya las frases claves en los informes
  55. Echa un vistazo a las noticias, tanto externas como internas.
  56. Ocúpate del material escrito inmediatamente o se te acumulará.
  57. Borra de tu ordenador el material innecesario
  58. Los mensajes de correo, breves
  59.  Aparta un tiempo personal para ti.
  60. Organiza salidas con amigos, familiar, fines de semana
  61. No dejes que tus sentimientos, pensamientos se acumulen, comparte.
  62. Soluciona los conflictos lo antes posible.
  63. Evita los tiempos de indefinición. Agotan
  64.  Organiza una agenda familiar.
  65. Tómate un tiempo para no hacer nada de nada, sin sentirte culpable.
  66. Un cronograma anual te ayudará a visualizar los tiempos
  Fuente información de algunas de estas pautas  Biblioteca esencial del Ejecutivo: Editorial Grijalbo

Algunas frases sobre el tiempo para meditar

  • El tiempo es nuestro mejor amigo y él que mejor que nadie nos enseña la sabiduría del silencio
  • La primera hora de la mañana es el timón de la jornada Henry W. Becker
  • Cuida los minutos, pues las horas ya cuidarán de sí mismas.
  • Estudia el pasado si quieres pronosticar el futuro
  • Un minuto que pasa es irrecuperable. Conociendo esto, ¿cómo podemos malgastar tantas horas? Mahatma Gandhi
  • El día es excesivamente largo para quien no lo sabe apreciar y emplear
  •  Para el hombre laborioso, el tiempo es elástico y da para todo. Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo Gaspar Melchor de Jovellanos
  • Tan corta como es la vida, aún la acortamos más por el insensato desperdicio del tiempo Víctor Hugo

Autor: Antonio Gutierrez Fisiocoach

Fisioterapeuta, especializado en Terapias Manuales y Naturales. Posgrados: Dietética y Nutrición, Sofrología Clínica, Master en Educación para la Salud, Master en Psicología y Gestión Familiar,Master en Inteligencia Emocional, Coach de Salud. Experto Universitario en Coaching y Formación Organizacional, NeuroCoach (Neurocoaching & Coaching Insitute ,Diplomado en Neuropsicología Clínica, Autor del Libro Viva el Estrés y de la Serie Emociones y Salud ( 9 libros). Imparte cursos de Gestión y Control de Estrés y Talleres de Crecimiento y Desarrollo Personal en España y Latinoamérica

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